Deze pagina is alleen bereikbaar via de volledige, persoonlijke link. Ontbreekt de inhoud? Gebruik dan de complete link uit de e-mail, inclusief het deel achter #.
Herstelapp × Exact Online — bedragen kloppend maken
We hebben de automatische offerte-export naar Exact in productie laten proefdraaien, zonder dat er ook maar iets naar Exact is geschreven. Doel: vóór livegang zeker weten dat een offerte in Exact exact hetzelfde bedrag krijgt als in de Herstelapp. De proefdraai bracht drie punten aan het licht die we met jullie willen afstemmen.
Een offerteregel gaat alleen naar Exact als die aan een Exact-artikel gekoppeld is.
Regels zónder gekoppeld artikel (de zogeheten "vrije regels") slaan we nu over — conform de wens van Moniek (vandaag telefonisch bevestigd: een regel zonder code wordt niet naar Exact overgenomen). Bij 61 projecten zit echter zo'n regel met een bedrag erop, waardoor de offerte in Exact zou afwijken van de Herstelapp. Het gaat om twee heel verschillende soorten:
| Soort vrije regel | Aantal | Bedrag (ex btw) | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Aftrek: eigen risico / eigen bijdrage | 32 | − € 9.482 | "Eigen risico", "Eigen bijdrage ivm staat vloer" |
| Materiaal / werk met PT-eigen code | 32 | + € 43.464 | "PTK Eik A/B", "Stripmachine huren", "Olie" |
Netto verschil € 33.981, maar omdat plus en min elkaar deels opheffen is de werkelijke afwijking € 52.946 (bruto). Elk van die 61 offertes zou dus een ander totaal in Exact tonen.
Dit zijn de positieve vrije regels: materiaal en werk met een eigen PT-code die nog niet aan een Exact-artikel hangt. Zie vraag 3.
| Project | Bedrag (ex btw) | Omschrijving |
|---|
We hebben in jullie Exact-administratie gekeken hoe een eigen risico nu handmatig wordt verwerkt. Dat blijkt al netjes via vaste artikelen te gaan.
| Herstelapp-regel | Exact-artikel | Code | Btw | Hoe |
|---|---|---|---|---|
| "Eigen risico" | Eigen Risico (GEEN BTW) | AA 22014 | 0% | aantal −1, prijs positief |
| "Eigen bijdrage…" | Eigen bijdrage verzekerde | AA 22016 | 21% | aantal −1, prijs positief |
We laten de Herstelapp deze regels automatisch op dezelfde vaste artikelen boeken bij de export. Dan komt het eigen risico / de eigen bijdrage net zo in Exact als jullie het nu met de hand doen, en klopt het bedrag.
De overige vrije regels (het materiaal/werk uit groep A) kunnen we niet automatisch oplossen: die hebben een eigen PT-code die nog niet aan een Exact-artikel hangt. Zie vraag 3.
Voorbeeld-offerte 22205992 ("LET OP EIGEN RISICO 220.00"): artikel AA 22014, omschrijving "Eigen Risico", aantal −1,00, nettoprijs 220,00, btw 0% → regelbedrag −220,00. Beide artikelen zijn actief en recent gebruikt. Er bestaan dubbele artikelen (ER voor eigen risico, CB 22011 voor eigen bijdrage); zie vraag 1.
Een stamdata-signaal dat we tijdens de proefdraai tegenkwamen.
Bij het bijwerken van de productgegevens vanuit Exact bleek dat 1.832 artikelen in Exact een vervaldatum in het verleden hebben (ze zijn dus geblokkeerd / uit het assortiment). In de Herstelapp stonden ze nog allemaal als actief; dat is nu rechtgezet.
Van die geblokkeerde artikelen zitten er nog in 46 lopende offertes — samen 52 regels, € 25.096. Twee patronen vallen op:
| Patroon | Voorbeelden | Indicatie |
|---|---|---|
| Echte vloer / materiaal | "PTFL Venice Eiken" €3.607, "PTH Royal XL" €1.621, "PTBF Henegouwen" €1.255 | grote bedragen |
| Veelgebruikte toeslag / werk | CB 21060 "Toeslag lijm" (15×+), "Leggen lamel afgewerkt", "Uitrollen ondervloer" | vaak herhaald |
Vooral het tweede patroon is een signaal: een artikel als "Toeslag lijm" dat in tientallen offertes zit én net geblokkeerd is, heeft mogelijk per ongeluk een vervaldatum gekregen in Exact. Dit is geen exportprobleem maar een stamdata-vraag — zie vraag 4.
Of Exact een offerteregel met een geblokkeerd artikel daadwerkelijk weigert, hebben we nog niet hard getest. We melden dit dus als risico, niet als zekerheid.
| Project | Code | Bedrag | Omschrijving |
|---|
Vier punten waarop we jullie keuze nodig hebben voordat de koppeling live kan.
Vraag 1 · Welk artikel?
Voor eigen risico bestaan in Exact twee artikelen (AA 22014 en ER), voor eigen bijdrage ook (AA 22016 en CB 22011). Welke moeten we als vast artikel gebruiken? De "AA"-varianten zijn actief en recent gebruikt — ons vermoeden is dat die de juiste zijn.
Vraag 2 · Btw eigen bijdrage
In Exact staat het artikel "Eigen bijdrage verzekerde" op 21% btw, maar in de Herstelapp staan die regels nu op 0%. Wat is correct — 21% of 0%? Dit bepaalt het eindbedrag inclusief btw.
Vraag 3 · Materiaal- en werk-regels (€ 43.464)
Dit zijn regels met een eigen PT-code die nog niet aan een Exact-artikel hangt ("PTK Eik", "Stripmachine huren"). Die kan de koppeling niet automatisch meenemen. Hoe willen jullie die in Exact? Koppelen aan een bestaand Exact-artikel, of een nieuw artikel per soort?
Vraag 4 · Kloppen de blokkades?
Kloppen de 1.832 geblokkeerde artikelen — met name de veelgebruikte toeslag-codes zoals CB 21060 "Toeslag lijm"? Of zijn er per ongeluk vervaldatums gezet in Exact die teruggedraaid moeten worden?